Niegdyś praca z domu była domeną programistów i osób pracujących w szeroko pojętej branży IT. W czasie pandemii okazało się jednak, że praca zdalna znakomicie sprawdza się również w innych obszarach i może być – z sukcesem – wprowadzona w większości przedsiębiorstw. Okoliczność ta została w końcu zauważona przez ustawodawcę, który postanowił wprowadzić regulację pracy zdalnej do kodeksu pracy, w miejsce przestarzałych już zapisów dotyczących telepracy.
Nowa definicja pracy zdalnej
Zgodnie z nową definicją kodeksową, praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że nowa regulacja dotycząca pracy zdalnej obejmuje zarówno pracowników, którzy świadczą pracę całkowicie w sposób zdalny, jak i tych, którzy pracują „hybrydowo”, tj. częściowo z biura, a częściowo z innego miejsca. Tym innym miejscem nie musi być mieszkanie pracownika – może to być dowolne, wskazane przez pracownika miejsce, zaakceptowane przez pracodawcę.
Kto może pracować zdalnie?
Co do zasady, możliwość pracy zdalnej wyłączona jest tylko w odniesieniu do wykonywania następujących prac:
szczególnie niebezpiecznych,
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
powodujących intensywne brudzenie.
Sposób zainicjowania pracy zdalnej w zakładzie pracy
Pracodawca może uzgodnić z pracownikiem, że ten będzie świadczył pracę w formie zdalnej, już w samej umowie o pracę, bądź też na dalszym etapie zatrudnienia.
W tym drugim wypadku, wniosek o zastosowanie pracy zdalnej może złożyć pracownik (w formie papierowej lub elektronicznej), bądź też polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać wydane przez pracodawcę w drodze polecenia. Co do zasady, do świadczenia pracy zdalnej potrzebna jest zgoda obu stron. Są jednak sytuacje, w których wniosek pracownika, lub polecenie pracodawcy, są dla drugiej strony wiążące.
Po pierwsze, polecenie wykonywania pracy zdalnej wydane przez pracodawcę wiąże pracownika w dwóch sytuacjach:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
W obu wskazanych powyżej sytuacjach, polecenie pracodawcy do swej skuteczności wymaga złożenia przez pracownika oświadczenia o tym, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Co istotne – pracodawca nie został wyposażony w narzędzia do tego, by weryfikować prawdziwość rzeczonych oświadczeń. Jeśli zatem pracownik oświadczy, że nie posiada warunków do wykonywania pracy zdalnej, pracodawca nie będzie mógł go „przymusić” do pracy z domu.
Po drugie, pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o świadczenia pracy w formie zdalnej, w następujących sytuacjach:
gdy pracownik jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin “Za życiem”,
gdy pracownik jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe
gdy pracownica jest w ciąży,
gdy pracownik wychowuje dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,
gdy pracownik sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Czego może domagać się pracownik, który pracuje zdalnie?
Jeśli pracujesz zdalnie, pracodawca musi zapewnić Ci m.in. :
materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – może to dotyczyć m.in. komputera, telefonu, ksera, skanera, drukarki, materiałów biurowych itp.
instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, lub pokrycie kosztów z tym związanych,
szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych
porycie wszelkich innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
Pracodawca i pracownik mogą się również umówić, że pracownik będzie wykorzystywał do świadczenia pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi pracy – w takiej sytuacji pracodawca będzie obowiązany zapłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w odpowiedniej, ustalonej przez strony wysokości.
Obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi wymienionych powyżej materiałów, narzędzi i pokrywania wskazanych kosztów, może być zastąpiony obowiązkiem zapłaty przez pracodawcę ryczałtu na rzecz pracownika, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Co istotne, powyżej opisane kwoty uzyskiwane przez pracownika z tytułu wykonywania pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Praca zdalna może być również wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wówczas jednak, nie znajdują zastosowania opisane powyżej regulacje kodeksowe dotyczące pracy zdalnej.
Podsumowanie
Nowe przepisy wydają się być bardzo korzystne dla pracowników. W założeniu, mają pełnić funkcję prorodzinną, zaś wprowadzenie pracy zdalnej dla pracownic w ciąży, czy też pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, ma zachęcać polaków do posiadania potomstwa.
Z wprowadzonych zmian, nie do końca zadowoleni są jednak pracodawcy, dla których nowe przepisy oznaczają więcej obowiązków – zostaną one omówione w kolejnym wpisie.
