Bez wątpienia, nowe regulacje pracy zdalnej, które wchodzą w życie już w kwietniu, są bardzo korzystne dla pracowników. Z kolei dla pracodawców wiążą się z koniecznością wprowadzenia w zakładzie pracy nowych regulacji, a także uiszczania na rzecz pracujących zdalnie pracowników dodatkowych świadczeń. Poniższy wpis stanowi przegląd najnowszych zmian kodeksu pracy, pod kątem obowiązków pracodawcy.
Wewnątrzzakładowa regulacja pracy zdalnej
Nowe brzmienie kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej, obowiązujących w zakładzie pracy. Jeżeli w u pracodawcy działają związki zawodowe, pracodawca powinien zawrzeć z Zakładową Organizacją Związkową stosowne porozumienie.
Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z Zakładową Organizację Związkową, bądź też jeżeli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej.
W porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, pracodawca określa w szczególności:
-
jakie grupy pracowników mogą pracować zdalnie,
-
na jakiej zasadzie pokrywane są koszty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej,
-
zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
-
zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem,
-
zasady potwierdzania przez pracownika obecności w pracy,
-
zasady przeprowadzania przez pracodawcę kontroli: przestrzegania zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; BHP; wykonywania przez pracownika pracy zdalnej,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Jeżeli pracodawca nie uchwali regulaminu pracy zdalnej, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, lub w odrębnych porozumieniach zawieranych z konkretnymi pracownikami.
Ochrona danych osobowych w pracy zdalnej
Na potrzeby wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pracodawca powinien opracować specjalne procedury ochrony danych osobowych oraz – w miarę potrzeby – zapewnić pracownikom niezbędne szkolenia. Procedury te powinny uwzględniać charakter i specyfikę pracy świadczonej zdalnie – mogą zawierać przede wszystkim regulacje dotyczące stanowiska pracy, miejsca przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, czy też sposobu przeprowadzania rozmów telefonicznych i wideokonferencji w sposób zapewniający poufność.
Przeprowadzanie przez pracodawcę kontroli
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrole w miejscu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Przedmiotem kontroli może być wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też stosowanie się do procedur bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Kontrole przeprowadza się w godzinach pracy pracownika, w porozumieniu z nim – nie powinny być zatem niezapowiedziane. Ponadto, przeprowadzając kontrole, należy dostosować ich sposób do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Przede wszystkim, nie powinny one naruszać prywatności pracownika, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeżeli w trakcie kontroli pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu zasad BHP lub procedur bezpieczeństwa i ochrony informacji, może cofnąć udzieloną pracownikowi zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Poza tym, kontrola pracy zdalnej będzie podlegać tym samym zasadom, co kontrola pracownika wykonującego pracę stacjonarnie.
Zakaz dyskryminacji
Nowelizacja prowadza do kodeksu pracy kolejny już zakaz dyskryminacji – ze względu na wykonywanie pracy zdalnej. Ustawodawca zakazał odmiennego traktowania pracowników wykonujących pracę zdalną, w zakresie:
nawiązania i rozwiązania stosunku pracy
warunków zatrudnienia
awansowania
dostępu do szkoleń
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników, poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Obowiązek ten pozostaje aktualny również w razie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej.
Co do zasady, miejsce pracy pracownika wykonującego pracę zdalną znajduje się poza władztwem pracodawcy, a co za tym idzie – poza zakresem możliwości jego kształtowania. Prawo zaś nie może nakładać na pracodawcę obowiązków, które byłyby niemożliwe do spełnienia, lub wykraczały poza zakres władczego oddziaływania pracodawcy. Tym samym część przepisów kodeksowych dotyczących BHP została w stosunku do pracy zdalnej wyłączona, a część stosować należy odpowiednio.
Biorąc pod uwagę powyższe, pracodawca zwolniony jest z obowiązków przewidzianych w następujących przepisach:
art. 208 § 1 k.p.
art. 2091 k.p.
art. 212 pkt 1 i 4 k.p.
art. 232 k.p.
art. 233 k.p.
Z kolei część obowiązków realizowanych zazwyczaj przez pracodawcę, podczas pracy zdalnej musi być wykonywana przez pracownika – m.in. w zakresie utrzymywania stanowiska pracy w czystości i zdatności do pracy, czy też zapewnienia bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej.
Natomiast wszędzie tam, gdzie przepisy prawa nakładają na pracodawcę szczególne obowiązki dotyczące BHP – przykładowo polegające na obowiązku instalacji określonego rodzaju wentylacji, czy też zachowania szczególnego reżimu sanitarnego – wykonywanie pracy w formie zdalnej nie będzie możliwe.
